ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM

TRƯỜNG ĐH KHOA HỌC TỰ NHIÊN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số:   87/SĐH

TPHCM, ngày 26 tháng 6 năm 2019

 

HƯỚNG DẪN THỦ TỤC VÀ HỒ SƠ

ĐĂNG KÝ BẢO VỆ LUẬN ÁN TIẾN SĨ

(áp dụng đối với NCS từ khóa năm 2011 đến 2017)

  1. Điều kiện để nghiên cứu sinh được bảo vệ luận án
  • Đã hoàn thành luận án và chương trình học tập theo qui định của qui chế đào tạo trình độ tiến sĩ do ĐHQG-HCM và Trường ĐH KH Tự nhiênban hành;
  • Luận án đáp ứng các yêu cầu quy định tại điều 30 của qui chế đào tạo trình độ tiến sĩ số 1020/QĐ-ĐHQG-ĐH&SĐH ngày 10/9/2010 của ĐHQG-HCM;
  • Tập thể người hướng dẫn (CBHD) có văn bản khẳng định chất lượng luận án; nhận xét vềtinh thần, thái độ, kết quả học tập, nghiên cứu của nghiên cứu sinh và đề nghị cho nghiêncứu sinh được bảo vệ luận án;
  • Nghiên cứu sinh hiện không bị kỷ luật từ hình thức cảnh cáo trở lên.
  • Đạt yêu cầu về trình độ ngoại ngữ tốt nghiệp theo qui định của khóa nhập học.
  1. Hồ sơ đăng ký bảo vệ luận án

2.1.Cấp đơn vị chuyên môn(cấp ĐVCM)

Sau khi nghiên cứu sinh đáp ứng đầy đủ các điều kiện qui định tại mục 1 củavăn bản này, Nghiên cứu sinh sẽ nộp hồ sơ đăng ký bảo vệ luận án tại Bộ môn phụ trách ngành đào tạo. Hồ sơ gồm:

  • Đơn đăng ký bảo vệ (mẫu 1)
  • Lý lịch khoa học(mẫu 2), bản xác nhận cho phép sử dụng công trình nếu có đồng tác giả (mẫu 2a). Nếu NCS ngành Toán phải có giấy xác nhận NCS là tác giả chính của nhóm tác giả (mẫu 2b)
  • Bản nhận xét của tập thể cán bộ hướng dẫn (mẫu 3)
  • Quyển tập hợp bản sao các công trình khoa học liên quan đến luận án. Thứ tự các trang của quyển công trình như sau: Trang bìa (mẫu 4), trang tổng hợp danh mục công trình (mẫu 4a); bản sao các công trình như liệt kê trong danh mục.
  • Bản trích ngang thông tin các bài báo có chữ ký của NCS; tập thể CBHD và xác nhận xét duyệt của đơn vị phụ trách ngành đào tạo (mẫu 5)
  • 1 quyển luận án đóng bìa mềm (xem kỹ cách trình bày luận án tại website: sdh.hcmus.edu.vn
  • Bản sao quyết định công nhận NCS (không cần sao y. Photo ghép mặt trang QĐ và trang có tên NCS)
  • Bản sao các quyết định về những thay đổi trong quá trình đào tạo (nếu có): quyết định gia hạn, quyết định chuyển sang tự túc, quyết định đổi tên đề tài, thay đổi CBHD, vv (không cần sao y. Photo ghép mặt trang QĐ và trang có tên NCS)
  • Bản sao văn bằng đại học, văn bằng thạc sĩ (có thị thực sao y còn hạn 12 tháng)
  • Bản sao bảng điểm thạc sĩ, bảng điểm NCS.
  • Bản sao văn bằng chứng chỉ ngoại ngữ tốt nghiệp (đối với NCS chưa có bằng thạc sĩ và NCS từ khoá 2013 đến nay. NCS khóa năm 2011 và năm 2012 không xét ngoại ngữ tốt nghiệp),
  • Bản sao chứng chỉ Triết học (đối với NCS chưa có bằng thạc sĩ và NCS tốt nghiệp thạc sĩ ở nước ngoài)

Bộ môn phụ trách ngành đào tạo tiếp nhận và xử lý hồ sơ trong thời hạn từ 7 – 14 ngày làm viêc (thẩm tra nội dung luận án, bài báo khoa học, đều xuất Hội đồng, …). Nếu luận án được thông qua, Bộ môn phụ trách ngành đào tạo sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ đăng ký bảo vệ của NCS cùng công văn đề cử thành viên tham gia Hội đồng (mẫu 6) cho phòng Đào tạo Sau đại học để tiến hành các thủ tục bảo vệ. Đồng thời NCS sẽ nộp trực tiếp cho phòng ĐT SĐH luận án và bộ sao chụp các công trình với số lượng bằng với số thành viên Hội đồng được đề nghị

Trong thời hạn tối đa 5 ngày làm việc, phòng Đào tạo sau đại học sẽ trình Hiệu trưởng phê duyệt quyết định thành lập Hội đồng bảo vệ luận án cho NCS.

Thời điểm họp Hội đồng ít nhất sau 25 ngày làm việc kể từ ngày phòng ĐT Sau đại học nhận được luận án, hồ sơ đăng ký bảo vệ của NCS và công văn đề nghị thành lập HĐ Bộ môn.

Nghiên cứu sinh bảo vệ luận án theo lịch do Bộ môn đề nghị.

2.2 Hồ sơ gửi phản biện độc lập (sau khi bảo vệ cấp ĐVCM)

  • Nếu được Hội đồng chấm luận án cấp ĐVCM thông qua, NCS hoàn thiện luận án theo góp ý của Hội đồng cấp ĐVCM trong thời hạn tối đa 90 ngày và nộp hồ sơ phản biện độc lập cho phòng ĐT Sau đại học gồm:
    • 2 quyển luận án đóng bìa mềm: không có thông tin về họ tên NCS và CBHD
    • 2 quyển tóm tắt luận án: không có thông tin về họ tên NCS và CBHD
    • 2 quyển đóng thành tập các công trình,các bài báo đã công bố: xóa tên nhóm tác giả, cơ quan công tác trong từng bài báo, công trình, …
    • 1 Bản thuyết minh chỉnh sửa luận án theo góp ý của HĐ cấp ĐVCM (mẫu 7)
    • 1 bản trích yếu luận án (mẫu 8)

Sau 90 ngày, kể từ ngày bảo vệ cấp ĐVCM, nếu NCS không nộp hồ sơ gửi phản biện độc lập cho phòng ĐT Sau đại học thì kết quả bảo vệ cấp ĐVCM sẽ bị hủy. Nếu NCS cần thêm thời gian để hoàn thiện luận án thì phải làm đơn giải trình nộp cho phòng ĐT SĐH trước khi hết thời hạn 90 ngày.

Sau khi có kết quả phản biện độc lập, phòng ĐT Sau đại học sẽ liên hệ trực tiếp với NCS để hướng dẫn các thủ tục tiếp theo (từ 3- 6 tháng). NCS sẽ thuyết minh giải trình ý kiến của phản biện độc lập theo hướng dẫn tại mẫu 9

– Nếu Hội đồng chấm luận án cấp ĐVCM không thông qua, căn cứ theo đề nghị của Hội đồng và ý kiến phê duyệt của Hiệu trưởng NCS được phép bảo vệ lần 2 nếu còn thời hạn học tập. Nếu hết thời hạn học tập NCS phải làm thủ tục gia hạn hoặc chuyển sang hệ tự túc để được xét bảo vệ lần 2. Hội đồng chấm luận án lần 1 sẽ chấm lần 2.

2.3. Hồ sơ bảo vệ luận án cấp cơ sở đào tạo (cấp CSĐT)

2.3.1. Nếu luận án được 2 phản biện độc lập thông qua, NCS sẽ nộp hồ sơ đăng ký bảo vệ cấp cơ sở đào tạo cho phòng ĐT sau đại học. Hồ sơ gồm:

  • Đơn đăng ký bảo vệ luận án cấp CSĐT (mẫu 10)
  • 7 quyển luận án đóng bìa cứng có đầy đủ thông tin NCS, CBHD
  • 9 quyển tóm tắt luận án có đầy đủ thông tin NCS, CBHD
  • Trang thông tin luận án (1 bản tiếng Việt, 2 bản tiếng Anh) (mẫu 11)
  • 1 dĩa CD lưu các file: luận án (.pdf), tóm tắt luận án (.pdf); trang thông tin luận án (.doc)

Tối thiểu 30 ngày làm việc (kể từ ngày gửi luận án đến các thành viên Hội đồng) và sau nhận được các bản nhận xét phản hồi của các thành viên Hội đồng, Phụ trách ngành đào tạo sẽ thống nhất các thành viên Hội đồng để định ngày họp Hồi đồng chấm luận án.

Sau khi xác định được ngày bảo vệ luận án, NCS đến phòng ĐT SĐH để nhận công văn gửi đăng thông tin bảo vệ trên báo Sài Gòn Giải phóng, thời gian đăng Báo phải trước ngày bảo vệ ít nhất 10 ngày.

2.3.2. Nếu luận án có 1 trong 2 phản biện độc lập chưa thông qua, thì luận án được mời phản biện thứ 3 nhận xét. 2 trong 3 phản biện đồng ý thông qua thì NCS tiến hành thủ tục bảo vệ luận án cấp CSĐT như hướng dẫn mục 2.3.1

2.3.3. Nếu cả hai phản biện độc lập đầu tiên không thông qua luận án, hoặc phản biện thứ ba không thông qua khi luận án phải lấy ý kiến của phản biện thứ ba. Trường hợp này, luận án phải được chỉnh sửa và tổ chức bảo vệ lại ở cấp đơn vị chuyên môn. Nghiên cứu sinh chỉ được phép trình lại hồ sơ đề nghị bảo vệ cấp ĐVCM sớm nhất sau sáu (06) tháng và muộn nhất là hai (02) năm, kể từ ngày luận án bị trả lại và còn thời hạn đào tạo cho phép. Luận án sau khi sửa chữa phải được lấy ý kiến của các phản biện độc lập lần đầu

  1. Hồ sơ hoàn thiện sau khi bảo vệ cấp CSĐT

3.1. Nếu được Hội đồng cấp CSĐT thông qua và Hội đồng không yêu cầu chỉnh sửa luận án thì sau khi Ủy viên Thư ký HĐ nộp hồ sơ bảo vệ cho phòng ĐT sau đại học, phòng ĐT sau đại học sẽ trình Hiệu trưởng xét hồ sơ tốt nghiệp và thông báo cho NCS nộp luận án lưu trữ tại Thư viện.

3.2. Nếu được Hội đồng cấp CSĐT thông qua và Hội đồng có yêu cầu chỉnh sửa luận án theo góp ý của các thành viên Hội đồng (NCS cần ghi chép tất cả ý kiến đóng góp của HĐ trong buổi bảo vệ luận án):

– Bước 1: Nghiên cứu sinh phải hoàn tất việc chỉnh sửa luận án, tóm tắt luận án theo các ý kiến đóng góp của Hội đồng trong thời hạn tối đa 20 ngày. Nội dung chỉnh sửa luận án phải được trình bày theo mẫu 12 (bản thuyết minh chỉnh sửa luận án và tóm tắt luận án). NCS phải trình lại cho Chủ tịch HĐ quyển luận án sau khi chỉnh sửa cùng bản thuyết minh chỉnh sửa luận án để Chủ tịch HĐ ký xác nhận thông tin trước khi nộp cho phòng ĐT sau đại học.

– Bước 2: Sau khi phòng ĐT Sau đại học nhận lại hồ sơ bảo vệ từ Ủy viên Thư ký HĐ và Bản thuyết minh chỉnh sửa luận án của NCS. Phòng ĐT Sau đại học sẽ trình Hiệu trưởng xét hồ sơ tốt nghiệp và thông báo cho NCS nộp luận án lưu trữ tại Thư viện.

  1. Luận án nộp cho Thư viện

Quyển luận án nộp cho Thư viện gồm 2 phần đóng thành 1 quyển luận án:

  • Phần một: là toàn văn nội dung luận án đã được bổ sung, sửa chữa theo yêu cầu của Hội đồng đánh giá luận án cấp cơ sở đào tạo;
  • Phần hai (NCS nhận tại phòng ĐT SĐH): là các tài liệu của phiên họp bảo vệ luận án cấp CSĐT, đóng quyển cùng với luận án, bao gồm:
  • Quyết định thành lập Hội đồng đánh giá luận án.
  • Biên bản họp Hội đồng chấm luận án.
  • Quyết nghị của Hội đồng chấm luận án.
  • Biên bản sửa chữa luận án (nếu có)có xác nhận của Chủ tịch Hội đồng.
  • Bản nhận xét của tất cả các thành viên Hội đồng.

NCS chuẩn bị hồ sơ nộp cho 2 Thư viện gồm: 1quyển luận án; 1 quyển tóm tắt luận án; 1 CD lưu file luận án và tóm tắt luận án.

  1. Hồ sơ đăng ký tốt nghiệp và nhận bằng tiến sĩ:

Sau khi nộp luận án cho các Thư viện, Nghiên cứu sinh nộp cho phòng ĐT Sau đại học

  • Giấy biên nhận luận án và tóm tắt luận áncủa Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM và Thư viện Trường ĐH KH Tự nhiên
  • Trang báo SGGP đăng thông tin bảo vệ luận án;
  • 01 ảnh 3*4 đúng khổ mới nhất (nam mặc áo sơmi có cravat, nữ mặc áo dài)
  • Phiếu xác nhận thông tin in trên bằng tiến sĩ (mẫu 13)
  • Phiếu khảo sát thông tin người học (mẫu 14)

Sau 30 ngày kể từ ngày nộp luận án cho Thư viện, NCS có thể đăng ký nhận giấy chứng nhận tốt nghiệp.

 

TL. HIỆU TRƯỞNG

KT. TRƯỞNG PHÒNG ĐT SAU ĐẠI HỌC

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

(đã ký)

Nguyễn Xuân Vinh

 

Biểu mẫu – Hướng dẫn hồ sơ đăng ký bảo vệ LATS